Уничтожение документов с истекшими сроками хранения

[Собака]

В процессе работы компании образуется множество различных бумаг. Одни из них подлежат постоянному хранению, другие необходимо уничтожить по истечении определенного периода времени. В каком порядке происходит утилизация, как ее правильно оформить, расскажем далее в нашей статье.

Способы уничтожения документов с истекшими сроками хранения​

Нормативными актами не установлены конкретные способы уничтожения бумаг с истекшими сроками хранения, поэтому каждая компания может выбрать свой метод избавления от макулатуры.
Бумажную документацию обычно уничтожают путем:

• сжигания. Этот способ надежен, так как информация уничтожается полностью. Однако для его реализации необходимо иметь производственную печь;
• измельчения, например, с помощью шредера;
• химического воздействия, где под влиянием химсредств бумага размягчается и становится просто массой.

Электронные документы можно уничтожить:

• физически, например, сломать диск или накопитель, на котором сохранены данные;
• используя программно-технический способ, при котором данные стирают или поверх них записывают новую информацию.

Компания не обязана утилизировать документы самостоятельно. При большом объеме она может воспользоваться услугами специальной компании, занимающейся уничтожением документации.

Должна отсутствовать возможность восстановить информацию, поэтому нельзя:

• выбрасывать ненужные бумаги на ближайшую свалку;
• расшивать тома и использовать бумагу в качестве черновиков;
• отдавать документацию школьникам как макулатуру и так далее.

Порядок уничтожения документов с истекшим сроком хранения​

Порядок уничтожения документации с истекшим сроком хранения для государственных органов и муниципалитетов установлен правилами, утвержденными Приказом Минкультуры РФ от 31.03.2015 № 526 (далее – правила). Частные фирмы могут разработать и утвердить собственный порядок, при разработке которого рекомендуем опираться на указанные правила. Разберем пошагово порядок утилизации бухгалтерской, кадровой и другой документации.

Шаг 1. Создание экспертной комиссии​

Персональный состав комиссии утверждает генеральный директор фирмы своим приказом (постановлением, распоряжением). Ее основная задача – отбор документов для последующей утилизации. В состав комиссии необходимо включить специалистов, способных оценить практическое значение документации.

Например, для экспертизы ценности бухгалтерских бумаг в комиссию включают бухгалтера, для экспертизы ценности кадровых документов – менеджера по персоналу, для экспертизы ценности юридической документации – юриста и так далее.

Если в компании есть филиалы и представительства, то дополнительно можно создать центральную экспертную комиссию, которая будет координировать работу экспертных комиссий (пп. 4.7, 4.9 правил).
На комиссию обычно возлагают такие обязанности, как:

• отбор к уничтожению бумаг, не подлежащих дальнейшему хранению, с составлением соответствующих актов;
• участие в процедуре утилизации документации с составлением соответствующего акта;
• подготовка предложений об определении сроков хранения документов, не установленных законодательно;
• участие в разработке документооборота организации;
• организация обеспечения сохранности документации.

Задачи и функции экспертной комиссии можно зафиксировать в специальном положении, которое утверждает руководство фирмы.

Шаг 2. Проведение экспертизы​

В ходе инспекции комиссия изучает документы и определяет их сроки хранения. По ее результатам (п. 4.11 правил):

• составляет описи бумаг, отобранных для постоянного хранения;
• выбирает документы, чей срок хранения истек.

Экспертная комиссия при оценке документов может продлить срок, в течение которого компания будет хранить их по своему усмотрению, если сочтет, что документ представляет собой какую-либо научно-историческую ценность или до сих пор имеет практическое значение. Например, намечается судебное разбирательство и документация может там пригодиться.

Продлевать сроки относительно установленных государством можно, запрещено их сокращать. За нарушение этого правила установлена административная ответственность. На граждан может быть наложен штраф от 1 до 3 тыс. рублей, должностных лиц – от 3 до 5 тыс. рублей, на юрлица — от 5 до 10 тыс. рублей (ст. 13.20 КоАП).

Также в ходе экспертизы комиссия может выявить наличие одновременно оригиналов и копий документов. Тогда она может решить, что храниться далее будут только оригиналы, а копии подлежат утилизации. Кроме того, в ее обязанности входит определение возможности восстановления текста поврежденных бумаг. К уничтожению могут быть отобраны документы, большая часть текста которых недоступна для прочтения и не подлежит восстановлению. Если возможно восстановление текста, то поврежденный документ не уничтожают, а в последующем реставрируют или фотокопируют.

Результаты экспертизы отражают в протоколе заседания комиссии, форма которого законом не регламентирована, то есть каждая компания включает в него те сведения, которые считает необходимыми.

Шаг 3. Составление акта о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению.​

Далее отобранные к утилизации бумаги необходимо описать. Для этого предназначен акт о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению (п. 4.11 правил). Нет необходимости описывать каждое дело – достаточно указать их общее количество. Можно использовать форму, приведенную в правилах (приложение № 21) или самостоятельно разработанный бланк.
Перечень документации, внесенной в акт, следует согласовать на заседании экспертной комиссии. После этого акт должен утвердить руководитель компании.

Шаг 4. Уничтожение документации​

Как указывалось выше, бумаги можно уничтожить самостоятельно, например, силами экспертной комиссии или можно привлечь специализированную организацию. Передачу оформляют приемо-сдаточной накладной, в которой указывают:

• дату передачи;
• количество дел;
• вес макулатуры.

Рекомендуем проводить непосредственное уничтожение бумаг под контролем экспертной комиссии или назначенного для этого сотрудника фирмы. Такой надзор обеспечит конфиденциальность сведений, содержащихся в уничтожаемых документах.

Для фиксации факта уничтожения макулатуры следует составить акт. Утвержденной формы такого акта нет, поэтому используют произвольную форму. О том, как правильно его составить, расскажем в конце нашей статьи.

Уничтожение бухгалтерских документов с истекшими сроками хранения​

На уничтожение выделяют бухгалтерские документы, хранить которые более нет необходимости. При этом действует следующее правило: срок хранения начинает течь с 1 января года, следующего за тем, когда документ был завершен делопроизводством.

Уничтожить документацию можно после 1 января года, следующего за тем годом, когда закончился временной интервал, в течение которого фирма была обязана ее хранить.

Такие сроки установлены в перечне типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения, утвержденном Приказом Росархива от 20.12.2019 № 236 (далее – перечень).
Кроме того, необходимо учитывать следующее.

• Уничтожение бухгалтерских документов (первички, регистров бухучета, финансовой отчетности, аудиторских заключений) производят после истечения сроков, установленных в разделе 4.1 перечня, но не ранее чем через пять лет после окончания отчетного года (ч. 1 ст. 29 Закона «О бухгалтерском учете» от 06.12.2011 № 402).
• До истечения 5 лет не следует утилизировать данные бухгалтерского, налогового учета и другой документации, необходимой для исчисления и уплаты налогов, в том числе бумаг, подтверждающих получение доходов или осуществление расходов (пп. 8 п. 1 ст. 23 НК РФ).
• Документы, подтверждающие объем убытка, нельзя уничтожать в течение всего срока, в течение которого компания уменьшает налоговую базу текущего налогового периода на суммы ранее полученных убытков (п. 4 ст. 283 НК РФ).

Отсутствие первичных документов, счетов-фактур, регистров бухгалтерского или налогового учета считается грубым нарушением правил учета доходов и расходов, за которое установлена ответственность ст. 120 НК РФ. Если нарушение совершено в течение одного налогового периода, штраф составит 10 тыс. рублей, в течение более одного налогового периода – 30 тыс. рублей.
Уничтожение бухгалтерской документации производят по общим правилам, которые мы разобрали выше.

Инструкция по уничтожению кадровых документов с истекшим сроком хранения​

Особенность утилизации кадровых документов состоит в том, что большинство из них фирмы должны сохранять в течение длительного времени. Например, сведения о трудовой деятельности и трудовом стаже работника должны храниться 50 лет (75 лет, если были закончены делопроизводством до 01.01.2003), начиная с 1 января года, следующего за годом, в котором они были закончены делопроизводством (п. 450 перечня, пп. 4.1, 4.3, 4.8 инструкции, утвержденной Приказом Росархива от 20.12.2019 № 237). Это дает возможность бывшим работникам получить интересующие их сведения, например, при назначении пенсии.
По истечении указанных сроков документации подлежат уничтожению. Таким образом, в будущем, 2022 году, подпадут под уничтожение документы отдела кадров и документы по личному составу:

• за 1946 год – если их нужно было сохранять в течение 75 лет (приказы о приеме, переводе, увольнении, трудовые договоры, личные карточки и так далее);
• за 1976 год – если их нужно было хранить в течение 45 лет (документы о несчастных случаях на производстве, журналы инструктажа по охране труда);
• за 2011 год – если их нужно было сохранять в течение 10 лет (протоколы заседаний аттестационных комиссий);
• за 2016 год – если их нужно было хранить в течение пяти лет (документация о квотировании рабочих мест, переписка о потребности в привлечении иностранной рабочей силы, предложения о мерах по улучшению охраны труда);
• за 2018 год – если их нужно было сохранять в течение трех лет (приказы о дисциплинарных взысканиях, графики отпусков, списки сотрудников, прошедших повышение квалификации и профпереподготовку);
• за 2020 год – если их нужно было хранить в течение 1 года (заявки о привлечении иностранных работников, списки на выдачу средств индивидуальной защиты).

Утилизацию такой документации проводят по общим правилам.

Уничтожение электронных документов с истекшим сроком хранения​

Нормативными актами не установлена специальная процедура уничтожения электронных документов. Поэтому компании должны придерживаться обычного порядка проведения утилизации. Экспертная комиссия также проводит экспертизу и оформляет акт о выделении к уничтожению электронной документации, чей срок хранения истек. В акте на уничтожение следует отразить, кто, когда и каким методом провел утилизацию.

Во многих случаях невозможно уничтожить все экземпляры электронных документов, и в этом случае компания должна сделать то, что в ее силах – утилизировать те экземпляры, которые находятся под ее полным контролем, включая страховые, резервные, рабочие и другие копии.

Методов, обеспечивающих невозможность доступа, стирание либо физическое уничтожение информации известно довольно много. Надежнее всего уничтожать электронные документы вместе с носителями информации, особенно если речь идет о конфиденциальных или секретных сведениях. Примером можно считать измельчение носителей информации в мощных промышленных шредерах.

Правила составления актов уничтожения документов с истекшим сроком хранения​

Акт об уничтожении документации, чей срок хранения истек, как правило, составляют на фирменном бланке компании. В нем необходимо:

• проставить порядковый номер и дату оформления;
• привести перечень уничтоженных бумаг или реквизиты акта о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению;
• указать способ утилизации (например, сжигание или измельчение в шредере, стирание информации в случае электронных документов).

Если макулатура была уничтожена сторонней фирмой, то в акт следует включить реквизиты первичного документа, оформленного по факту оказания такой услуги.

После утилизации акт подписывают члены комиссии и утверждает руководитель организации.

Для просмотра ссылки необходимо нажать Вход или Регистрация