Предполагалось, что с сентября 2023 года машиночитаемая доверенность (МЧД) станет обязательной для многих организаций и ИП.
Однако Федеральный закон на целый год отсрочил обязательный переход на МЧД. Кто может воспользоваться отсрочкой, а кому придется оформить МЧД уже сейчас? Как выпустить машиночитаемую доверенность и в какой ситуации ее применять? Отвечаем на эти и другие важные вопросы.
Это машиночитаемая доверенность. Ее прикладывают к электронному документу, если он скреплен подписью не директора организации (ИП), а уполномоченного лица (главбуха, специалиста по госзакупкам и проч.). МЧД подтверждает, что данное лицо имеет право визировать документы организации.
Машиночитаемую доверенность нельзя оформить на бумаге. Ее можно создать и хранить только в электронном виде в формате XML.
Чтобы ответить на этот вопрос, рассмотрим, какие способы подписания электронных документов существуют. До конца августа 2023 года доступно четыре варианта.
Первый вариант: подпись ставит руководитель компании или предприниматель, используя сертификат усиленной квалифицированной электронной подписи (УКЭП). Такой сертификат можно получить в удостоверяющем центре ФНС или у его доверенного лица (подп. 1 п. 1 ст. и подп. 1 п. 1 ст. Федерального закона от 06.04.11 № 63-ФЗ «Об электронной подписи»).
Второй вариант: руководитель компании или ИП может использовать сертификат, полученный ранее в коммерческом удостоверяющем центре не позднее 31 декабря 2021 года. Начиная с сентября 2023 года, данный способ будет недоступен (ч. 2.7 ст. Федерального закона от 27.12.19 № 476-ФЗ).
Третий вариант: подпись ставит человек, уполномоченный визировать электронные документы вместо руководителя или ИП. Для этого используется личный сертификат физлица, полученный в коммерческом УЦ. К документу прикладывается МЧД (см. « »).
Четвертый вариант: уполномоченное лицо использует сертификат сотрудника. В этом случае МЧД не нужна. Ранее предполагалось, что сертификаты сотрудника будут применяться до конца августа 2023 года. Сейчас их разрешили использовать до конца срока действия, но не позднее 31 августа 2024 года. Получить такую ЭП можно в коммерческом УЦ не позднее 31 августа 2023 года (ч. 2.7 ст. 3 Закона № 476-ФЗ в редакции Федерального закона ).
Подведем итог. МЧД требуется, если документы от имени компании или ИП подписывает уполномоченный представитель (сотрудник или стороннее лицо, например, бухгалтер на аутсорсинге). Если же директор (предприниматель) сам визирует электронные документы, доверенность не нужна.
В сентябре и далее уполномоченный представитель может обходиться без машиночитаемой доверенности, если имеет сертификат сотрудника. Но МЧД точно понадобится, когда наступит наиболее ранняя из двух дат:
Итак, перейти на машиночитаемые доверенности придется тем уполномоченным представителям, у которых по состоянию на 1 сентября 2023 года не будет действующего сертификата сотрудника.
Для остальных представителей оформление машиночитаемой доверенности останется добровольным вплоть до 31 августа 2024 года (либо до даты окончания срока действия сертификата сотрудника). Но специалисты рекомендуют досрочно перейти на МЧД, чтобы привыкнуть к порядку работы с ней.
После того, как машиночитаемая доверенность станет обязательной (а именно с 1 сентября 2024 года), визировать электронные документы с помощью сертификата сотрудника будет невозможно. Уполномоченному лицу придется получить личную КЭП физлица. А компании (предпринимателю) нужно будет оформить на такое лицо МЧД.
Процедура перехода состоит из трех шагов.
Шаг 1. Обратиться в коммерческий удостоверяющий центр и оформить ЭП физлица.
Шаг 2. Выпустить машиночитаемую доверенность.
Доверенность для сдачи налоговой и бухгалтерской отчетности можно создать на специальном ФНС. Там реализована версия 002, и отдельно — версия для обмена документами с ИФНС. Также сервис позволяет проверить МЧД и направить ее в налоговую инспекцию (см. « » и « »).
Шаг 3. Подписать доверенность усиленной КЭП директора (предпринимателя). Напомним, что руководители и ИП получают УКЭП в налоговой инспекции (до сентября 2023 года можно использовать подпись, полученную в коммерческом УЦ).
Подписание электронных документов будет происходить следующим образом. Бухгалтер (или иное лицо) заверяет файлы личной УКЭП физлица и прикладывает к ним машиночитаемую доверенность.
Обязательно ли каждый раз прикладывать МЧД к налоговой и бухгалтерской отчетности, либо к переписке с бизнес-партнерами? Нет, не обязательно. Достаточно один раз загрузить доверенность в реестр на специальном ФНС. Потом, подписывая электронный документ, сотрудник будет отправлять не саму МЧД, а только ее реквизиты.
Однако Федеральный закон на целый год отсрочил обязательный переход на МЧД. Кто может воспользоваться отсрочкой, а кому придется оформить МЧД уже сейчас? Как выпустить машиночитаемую доверенность и в какой ситуации ее применять? Отвечаем на эти и другие важные вопросы.
Что такое МЧД
Это машиночитаемая доверенность. Ее прикладывают к электронному документу, если он скреплен подписью не директора организации (ИП), а уполномоченного лица (главбуха, специалиста по госзакупкам и проч.). МЧД подтверждает, что данное лицо имеет право визировать документы организации.
Как выглядит МЧД
Машиночитаемую доверенность нельзя оформить на бумаге. Ее можно создать и хранить только в электронном виде в формате XML. Кому необходима МЧД
Чтобы ответить на этот вопрос, рассмотрим, какие способы подписания электронных документов существуют. До конца августа 2023 года доступно четыре варианта.Первый вариант: подпись ставит руководитель компании или предприниматель, используя сертификат усиленной квалифицированной электронной подписи (УКЭП). Такой сертификат можно получить в удостоверяющем центре ФНС или у его доверенного лица (подп. 1 п. 1 ст. и подп. 1 п. 1 ст. Федерального закона от 06.04.11 № 63-ФЗ «Об электронной подписи»).
Второй вариант: руководитель компании или ИП может использовать сертификат, полученный ранее в коммерческом удостоверяющем центре не позднее 31 декабря 2021 года. Начиная с сентября 2023 года, данный способ будет недоступен (ч. 2.7 ст. Федерального закона от 27.12.19 № 476-ФЗ).
Третий вариант: подпись ставит человек, уполномоченный визировать электронные документы вместо руководителя или ИП. Для этого используется личный сертификат физлица, полученный в коммерческом УЦ. К документу прикладывается МЧД (см. « »).
Четвертый вариант: уполномоченное лицо использует сертификат сотрудника. В этом случае МЧД не нужна. Ранее предполагалось, что сертификаты сотрудника будут применяться до конца августа 2023 года. Сейчас их разрешили использовать до конца срока действия, но не позднее 31 августа 2024 года. Получить такую ЭП можно в коммерческом УЦ не позднее 31 августа 2023 года (ч. 2.7 ст. 3 Закона № 476-ФЗ в редакции Федерального закона ).
Подведем итог. МЧД требуется, если документы от имени компании или ИП подписывает уполномоченный представитель (сотрудник или стороннее лицо, например, бухгалтер на аутсорсинге). Если же директор (предприниматель) сам визирует электронные документы, доверенность не нужна.
Машиночитаемая доверенность с 1 сентября 2023 года
В сентябре и далее уполномоченный представитель может обходиться без машиночитаемой доверенности, если имеет сертификат сотрудника. Но МЧД точно понадобится, когда наступит наиболее ранняя из двух дат:- окончание срока действия сертификата сотрудника;
- 1 сентября 2024 года.
Нужно ли переходить на МЧД в 2023 году
Итак, перейти на машиночитаемые доверенности придется тем уполномоченным представителям, у которых по состоянию на 1 сентября 2023 года не будет действующего сертификата сотрудника.Для остальных представителей оформление машиночитаемой доверенности останется добровольным вплоть до 31 августа 2024 года (либо до даты окончания срока действия сертификата сотрудника). Но специалисты рекомендуют досрочно перейти на МЧД, чтобы привыкнуть к порядку работы с ней.
Как переход повлияет на электронную подпись
После того, как машиночитаемая доверенность станет обязательной (а именно с 1 сентября 2024 года), визировать электронные документы с помощью сертификата сотрудника будет невозможно. Уполномоченному лицу придется получить личную КЭП физлица. А компании (предпринимателю) нужно будет оформить на такое лицо МЧД. Как перейти на МЧД в 2023 году
Процедура перехода состоит из трех шагов.Шаг 1. Обратиться в коммерческий удостоверяющий центр и оформить ЭП физлица.
Шаг 2. Выпустить машиночитаемую доверенность.
Важно
На сегодняшний день существует несколько форматов МЧД. Какой выбрать? Зависит от документов, которые придется подписывать сотруднику. Для обмена документами с бизнес-партнерами (B2подойдет формат 002. Для переписки с ведомствами (B2G) используют форматы этих ведомств (каждое из них разрабатывает свой собственный). Уже создана единая версия 003, подходящая и для B2B и для B2G. Она размещена на Госуслуг. Но пока ею лучше не пользоваться, потому что некоторые ведомства по техническим причинам до сих пор ее не принимают.
Доверенность для сдачи налоговой и бухгалтерской отчетности можно создать на специальном ФНС. Там реализована версия 002, и отдельно — версия для обмена документами с ИФНС. Также сервис позволяет проверить МЧД и направить ее в налоговую инспекцию (см. « » и « »).
Шаг 3. Подписать доверенность усиленной КЭП директора (предпринимателя). Напомним, что руководители и ИП получают УКЭП в налоговой инспекции (до сентября 2023 года можно использовать подпись, полученную в коммерческом УЦ).
Что изменится с обязательной МЧД
Подписание электронных документов будет происходить следующим образом. Бухгалтер (или иное лицо) заверяет файлы личной УКЭП физлица и прикладывает к ним машиночитаемую доверенность.Обязательно ли каждый раз прикладывать МЧД к налоговой и бухгалтерской отчетности, либо к переписке с бизнес-партнерами? Нет, не обязательно. Достаточно один раз загрузить доверенность в реестр на специальном ФНС. Потом, подписывая электронный документ, сотрудник будет отправлять не саму МЧД, а только ее реквизиты.
