Для выявления компаний, уклоняющихся от уплаты налогов, сотрудники ФНС совершают выездные проверки.
Визит контролёров в офис, даже если он не вскроет налоговые нарушения, может негативно отразиться на работе компании. Кроме того, подобная ситуация чревата репутационными потерями, например, если проверка будет проходить в присутствии клиентов или партнёров. О том, как свести к минимуму риски негативных последствий налоговых проверок, рассказывают эксперты.
Что может стать причиной налоговой проверки
Ежегодно ФНС формирует реестр налогоплательщиков на основе потенциальных рисков налоговых правонарушений, которые становятся основанием для проведения проверок. Этот список составляют с помощью программы АИС «Налог-3», где собраны все данные о налогоплательщиках, включая банковские счета, полученные доходы и уплаченные налоги.
Одни из самых распространённых причин налоговой проверки:
Соблюдайте правила и сроки уплаты налогов
Незнание законов не освобождает от ответственности, поэтому каждый предприниматель должен досконально знать свои обязанности как налогоплательщика. А понимание своих прав придаст уверенности, позволит определить план действий и контролировать процесс.
Поэтому важно изучить правила начисления ваших налогов, сроки и порядок их уплаты, а также процедуру предоставления налоговой отчётности. Регулярно проверяйте, что все начисления были уплачены в соответствии с законодательством и что у вас нет просрочек.
Проведите инвентаризацию документов
Составьте подробный список всех документов, которые могут потребоваться во время налоговой проверки. Это могут быть налоговые отчёты, бухгалтерская отчётность, договоры, кассовые чеки и другие финансовые документы.
Убедитесь, что все документы находятся в сохранности и актуальны. При необходимости восстановите утраченные или устаревшие документы. В документации должен быть порядок. Убедитесь, что в наличии есть оригиналы учредительных, регистрационных, внебюджетных, разрешительных и других документов. В каждом документе следите за наличием подписей, печатей и других обязательных элементов.
Упорядочите документы по категориям и храните их в удобном для поиска порядке. Это поможет быстро найти необходимые документы во время проверки. Кроме того, подготовьте справки и пояснения к документам, которые могут потребоваться для их понимания со стороны налоговых инспекторов. В частности, проверьте контрагентов и соберите доказательства, подтверждающие вашу осмотрительность.
Подготовьте первичные документы за проверяемый период
При получении требования о предоставлении документов времени на их подготовку будет мало, а при задержках возможны штрафы (от 200 рублей за каждый документ). Поэтому целесообразно подготовить все первичные документы сразу и заранее. Их состав обычно зависит от того, какой налог проверяется. В частности, проверьте кассовые документы (статьи расходов, оплачиваемые наличными из кассы, корректность заполнения приходно-расходных документов и т.п.), счета-фактуры, накладные, акты приёма-передачи, авансовые отчёты и т.д.
Не забывайте, что все расходы должны быть обоснованы деловой целью, направлены на получение прибыли и соответствовать рыночным ценам. Документы должны быть подписаны руководителем, бухгалтером или другими уполномоченными лицами.
В случае утраты или повреждения документов необходимо связаться с контрагентами для получения дубликатов. Передавать документы налоговым органам следует по акту приёма-передачи и под роспись, предварительно прошив и пронумеровав, чтобы избежать возможных потерь со стороны налоговиков.
Определите ответственного за работу с ФНС и место налоговой проверки
Целесообразно заранее выбрать помещение, где будет находиться вся необходимая документация, и поручить коммуникацию с ФНС одному из сотрудников, чтобы избежать некорректных формулировок в свободном общении с остальными. Обязательно уточните, что налоговики могут общаться только с главным бухгалтером и руководителем компании.
На всякий случай необходимо провести инструктаж для всего персонала в случае допроса свидетелей. Сотрудники охраны должны регистрировать время прихода и ухода проверяющих лиц, а секретарь вежливо просить их предоставить удостоверения личности для последующего информирования руководства.
Надейтесь на лучшее, готовьтесь к худшему
Если у вас есть сомнения в корректной уплате налогов вашей компании, предусмотрите возможность наступления неблагоприятных для бизнеса событий. Налоговики могут наложить арест на счета или взыскать налоги в принудительном порядке – будьте к этому готовы во избежание остановки бизнес-процессов.
И чтобы максимально снизить риски последствий налоговых проверок, тщательно выбирайте бухгалтера, регулярно проверяйте финансовую отчётность и отслеживайте работу отделов хотя бы по результатам инвентаризации.
Визит контролёров в офис, даже если он не вскроет налоговые нарушения, может негативно отразиться на работе компании. Кроме того, подобная ситуация чревата репутационными потерями, например, если проверка будет проходить в присутствии клиентов или партнёров. О том, как свести к минимуму риски негативных последствий налоговых проверок, рассказывают эксперты.
Что может стать причиной налоговой проверки
Ежегодно ФНС формирует реестр налогоплательщиков на основе потенциальных рисков налоговых правонарушений, которые становятся основанием для проведения проверок. Этот список составляют с помощью программы АИС «Налог-3», где собраны все данные о налогоплательщиках, включая банковские счета, полученные доходы и уплаченные налоги.
Одни из самых распространённых причин налоговой проверки:
- Низкая налоговая нагрузка. ФНС ежегодно размещает на собственных ресурсах средние значения налоговой и фискальной нагрузки по отраслям и по экономике в целом, поэтому проверка может произойти из-за того, что налоги компании составили менее обозначенной доли от оборота.
- Постоянные убытки. ФНС считает подозрительным, если компания несёт убытки в течение двух и более лет. Это может указывать на скрытые доходы.
- Приближение к лимитам по налоговым спецрежимам. При использовании налоговых спецрежимов необходимо соблюдать установленные ограничения. Если компания неоднократно приближается к предельным значениям (например, при патенте и ограничении по выручке в 60 млн. рублей, доход предпринимателя неоднократно был в районе 58-59 млн. рублей) – это, по мнению налоговиков, может свидетельствовать о занижении показателей для сохранения спецрежима.
- Высокий вычет по НДС. Если компания на ОСНО пытается вернуть более 89% уплаченного НДС, возможно, она избегает уплаты налога.
- Низкая зарплата сотрудников. Если компания платит сотрудникам меньше средней зарплаты по отрасли в регионе (данные регулярно публикует Росстат), это также может привлечь внимание налоговой.
- Игнорирование запросов налоговой службы. Если компания не реагирует на требования объяснить ошибки и несоответствия в документах, это может стать ещё одной причиной выездной проверки.
Соблюдайте правила и сроки уплаты налогов
Незнание законов не освобождает от ответственности, поэтому каждый предприниматель должен досконально знать свои обязанности как налогоплательщика. А понимание своих прав придаст уверенности, позволит определить план действий и контролировать процесс.
Поэтому важно изучить правила начисления ваших налогов, сроки и порядок их уплаты, а также процедуру предоставления налоговой отчётности. Регулярно проверяйте, что все начисления были уплачены в соответствии с законодательством и что у вас нет просрочек.
Проведите инвентаризацию документов
Составьте подробный список всех документов, которые могут потребоваться во время налоговой проверки. Это могут быть налоговые отчёты, бухгалтерская отчётность, договоры, кассовые чеки и другие финансовые документы.
Убедитесь, что все документы находятся в сохранности и актуальны. При необходимости восстановите утраченные или устаревшие документы. В документации должен быть порядок. Убедитесь, что в наличии есть оригиналы учредительных, регистрационных, внебюджетных, разрешительных и других документов. В каждом документе следите за наличием подписей, печатей и других обязательных элементов.
Упорядочите документы по категориям и храните их в удобном для поиска порядке. Это поможет быстро найти необходимые документы во время проверки. Кроме того, подготовьте справки и пояснения к документам, которые могут потребоваться для их понимания со стороны налоговых инспекторов. В частности, проверьте контрагентов и соберите доказательства, подтверждающие вашу осмотрительность.
Подготовьте первичные документы за проверяемый период
При получении требования о предоставлении документов времени на их подготовку будет мало, а при задержках возможны штрафы (от 200 рублей за каждый документ). Поэтому целесообразно подготовить все первичные документы сразу и заранее. Их состав обычно зависит от того, какой налог проверяется. В частности, проверьте кассовые документы (статьи расходов, оплачиваемые наличными из кассы, корректность заполнения приходно-расходных документов и т.п.), счета-фактуры, накладные, акты приёма-передачи, авансовые отчёты и т.д.
Не забывайте, что все расходы должны быть обоснованы деловой целью, направлены на получение прибыли и соответствовать рыночным ценам. Документы должны быть подписаны руководителем, бухгалтером или другими уполномоченными лицами.
В случае утраты или повреждения документов необходимо связаться с контрагентами для получения дубликатов. Передавать документы налоговым органам следует по акту приёма-передачи и под роспись, предварительно прошив и пронумеровав, чтобы избежать возможных потерь со стороны налоговиков.
Определите ответственного за работу с ФНС и место налоговой проверки
Целесообразно заранее выбрать помещение, где будет находиться вся необходимая документация, и поручить коммуникацию с ФНС одному из сотрудников, чтобы избежать некорректных формулировок в свободном общении с остальными. Обязательно уточните, что налоговики могут общаться только с главным бухгалтером и руководителем компании.
На всякий случай необходимо провести инструктаж для всего персонала в случае допроса свидетелей. Сотрудники охраны должны регистрировать время прихода и ухода проверяющих лиц, а секретарь вежливо просить их предоставить удостоверения личности для последующего информирования руководства.
Надейтесь на лучшее, готовьтесь к худшему
Если у вас есть сомнения в корректной уплате налогов вашей компании, предусмотрите возможность наступления неблагоприятных для бизнеса событий. Налоговики могут наложить арест на счета или взыскать налоги в принудительном порядке – будьте к этому готовы во избежание остановки бизнес-процессов.
И чтобы максимально снизить риски последствий налоговых проверок, тщательно выбирайте бухгалтера, регулярно проверяйте финансовую отчётность и отслеживайте работу отделов хотя бы по результатам инвентаризации.
