Как оформить скриншот, который послужит доказательством в споре

[BOOX]

В мире наблюдается глобальная тенденция к цифровизации. В том числе регистрируется в электронном формате и информация о налогоплательщиках.

Теперь бухгалтеры и финансовые эксперты анализируют данные через компьютер. Однако жесткий диск не предоставить в ФНС или суд. Эти органы принимают лишь бумажные документы. Как быть? Сделайте снимок экрана и распечатайте. Однако не забывайте о регламенте и изучите, как правильно производится оформление скриншотов для доказательства.

Экономия на документообороте​

Скриншот позволяет сэкономить на бумаге, процедуре подготовке документов для налоговой или судебного органа.

В законодательстве на данный момент не описывается понятие «скриншот» и порядок работы со снимками экрана. Однако в ФНС отмечают, что на основании письма №CA-4-7/5589 от 31 марта 2016 года, скриншот может являться судебным доказательством.

На практике снимки экрана помогли организациям подтвердить:

1. Факт предоставления данных в государственные органы.
2. Компания смогла доказать, что от ее имени было отправлено письмо в Министерство Обороны. Скриншот был предоставлен в электронную приемную министерства, став подтверждением указанного факта (на основании постановления АС Московского округа № А40-72223/2019 от 4 декабря 2019 года). Снимок экрана может доказать, что налогоплательщик отсылал декларацию в ФНС (на основании определения Верховного суда РФ N309-ЭС19-26860 от 5 февраля 2020 года) или отчет в Пенсионный фонд (постановление ФАС Московского округа №А40-41234/11-107-178 от 20 декабря 2020 года).
3. Дату, когда компания была уведомлена о факте.
4. Организация предъявила суду снимок экрана, где запечатлено транспортное сообщение информационной системы. Согласно доказательствам протокола контроля отчетов, уведомление было получено страхователем 15 марта 2019 года. УПРФ не смогло предоставить аргументы, что Общество знало о факте до этого момента. Информация об этом содержится в постановлении АС Северо-Западного округа №А21-14238/2019 от 07 июля 2020 года.
5. Сроки оборота документов.
6. Снимком экрана между АО и ИП доказал, что Общество отослало УПД через несколько суток после того, как представители индивидуального предпринимателя приняли товар (решение АС Западно-Сибирского округа №А67-10062/2017 от 31 января 2020 года).
7. Товарную доставку.
8. Скриншот помог отследить движения почтовой посылки на официальной странице Почты России. Компания получила доказательство, что товар был отправлен и получен (решение АС Центрального округа №А84-4547/2018 от 26 ноября 2019 года).
9. Инициализацию проверки контрагента.
10. Снимок экрана с запущенным программным обеспечением для контроля клиентов (например, программа СПАРК) подтвердит, что требования законодательства были соблюдены и потенциальная добросовестность покупателей, поставщиков была проанализирована. Здесь полезно изучить постановление АС Московского округа №А40-103845/2018 от 12 марта 2019 года и АС Северо-Кавказского округа №А15-197/2019 от 20 марта 2019 года.
11. Соответствие цен ситуации на рынке.
12. Во время судебного разбирательства разрешается использовать скриншоты ценовой статистической аналитики с бирж или площадок для электронной коммерции. Это есть в решении АС Северо-Кавказского округа №А63-23234/2017 от 20 марта 2019 года. Такая же позиция изложена в письме Министерства Финансов РФ №24-01-08/13316 от 25 февраля 2020 года.
13. Финансовые, технические трудности.
14. АО заявило, что у него не было возможность воспользоваться корпоративной картой. Для подтверждения слов был предоставлен снимок клиентской страницы с уведомлением по ограничению переводов по счету и страницы с отказом выполнения операции (на базе решения АС Уральского округа №Ф09-7392/19 от 20 ноября 2019 года.

Внешний вид скриншота​

Снимок дисплея является образом информации, отображаемой на мониторе. Он регистрирует то, что пользователь может увидеть на экране в конкретный момент времени. Подтверждением определенного факта скриншот становится, если он будет распечатан и заверен должным порядком.

Разумно делать снимки каждой страницы при отправке цифровой налоговой декларации или другой важной информации в ФНС. Это позволит впоследствии направить обоснованный запрос в орган и требовать на его основании ответ. Без скриншотов налогоплательщику могут отказать в прошении (письма ФНС №АБ-3-19/4937@ от 02 июля 2020 года, №БС-3-11/1183@ от 17 февраля 2020 года и №БС-3-11/1405@ от 21 февраля 2020 года).

Также, если информация, отраженная в ФНС, окажется недействительной и понадобится открыть спор, то можно использовать снимки экрана электронной переписки при заключении сделки с контрагентом.

Судебная инстанция должна учесть файлы, даже если их содержимое не на русском языке. Однако потребуется предоставить заверенный перевод. Такой порядок указан в постановлении ФАС Московского округа №А40-143831/10-107-845 от 15 ноября 2011 года.

Для того, чтобы снимок имел юридическую силу и мог быть использован для подтверждения конкретных слов, его нужно оформить должным образом.

Содержание документа​

Распечатка скриншота должна быть подписана должностным лицом, представляющим интересы компании. Нужно подписать его ФИО, должность, указать дату составления документа. Цифровая версия скриншота должна быть сохранена на жестком диске компьютера.

Любой скриншот обязано подписать должностное лицо организации. Об этом прямо указано в постановлении АС Московского округа №А41-28730/2019 от 12 декабря 2019 года.

Сведения на бумажной копии должны быть читаемыми, содержать адресную строку сайта или название программного обеспечения. Нельзя забывать о точном времени сохранения скриншота – только тогда он будет принят в качестве доказательства. Если информации о дате не будет или снимок не соответствует другим требования, то он не будет принят ни в одном государственном органе (постановления АС Волго-Вятского округа №А29-7106/2018 от 31 мая 2019 года и Северо-Кавказского округа №А63-3512/2018 от 30 апреля 2019 года).

В некоторых судах просят, чтобы скриншот был заверен у нотариуса. Это позволяет исключить факт подлога сфабрикованной версии. Нотариусы пользуются специальными программами, которые позволяют получить не только распечатку страницы, но и сохраняют всю информацию с сайта, от которого получены сведения.

Защитные меры​

Скриншоты в том числе могут быть использованы против интересов компании: например, проверяющими, клиентами или уволенными работники. Перечислим ситуации, когда противники фирмы успешно использовали снимки экрана в суде, подтверждая свои слова:

1. Трудовые споры.
2. Бывшая сотрудница предоставила переписку с работодателем, происходящую в мессенджере. Она смогла доказать, что ее приглашали на постоянную работу, а не на временную. Скриншот в этом случае помог лицу отстоять свою точку зрения на то, что с ним была заключено трудовое соглашение. Полезно изучить определение Верховного суда РФ №69-КГ19-4 от 13 мая 2019 года и постановление ВС РФ №9-КГ20-1 от 13 апреля 2020 года.
3. Для описания взаимозависимости.
4. Посредством снимков страниц в социальных сетях удалось понять, что две компании пользуются одними и теми же работниками. Также в маркетинговой компании они упоминают себя как единый организм (постановление АС Северо-Западного округа №А13-18218/2017 от 20 января 2020 года).
5. Чтобы подтвердить связь с государственными органами.
6. Чиновники имеют право предоставить скриншот-доказательство, что лицу был отослано письмо из ФНС. Например, таким подтверждением служит снимок окна ПО АИС «Налог-3». Это стало доказательством в одном из дел, постановление АС Северо-Кавказского округа №А61-3358/2019 от 03 июня 2020 года.
7. Чтобы оценить время ожидания ответа.
8. Было доказано превышение времени ожидания ответа на запрос реквизитов для подключения к системе, с целью проведения видеоконференции между компанией и ФНС. Скриншот государственной службы подтвердил, что компания была уведомлена о факте в личном кабинете налогоплательщика и должна была вовремя ответить на запрос. Суд встал на сторону налоговой (постановление Семнадцатого ААС №А60-72522/2019 от 03 декабря 2020 года).
9. Для анализа реальности соглашения.
10. Если компания предоставляет услуги по размещению рекламного объявления, то рекомендуется сделать скриншоты страниц, на которых реально размещена реклама. Если этого не сделать, то проверяющие сами могут заснять, что никакого баннера помещено не было. Именно это указано в постановлении АС Северо-Кавказского округа №А53-18997/2018 от 04 июля 2019 года.