Автоматическое заполнение 6-НДФЛ в ЗУП: миф или реальность?

[Собака]

От клиентов часто приходится слышать: «У нас 6-НДФЛ никогда не заполняется правильно, мы эту форму всегда вручную заполняем». Эта фраза, кроме горечи и сочувствия, ничего больше не вызывает, особенно если компания для учёта использует программные продукты 1С, в которых заявлена автоматизация расчета заработной платы. А огромное недовольство вызывает ошибочное мнение расчетчиков о том, что 1С:ЗУП не умеет «нормально» считать и удерживать НДФЛ, а 6-НДФЛ правильно никогда не заполнится.
Хочу выступить в защиту 1С:ЗУП и пояснить, на что следует обратить внимание при расчете и удержании НДФЛ с доходов, ведь автоматическое заполнение 6-НДФЛ более чем реально.
Учёт НДФЛ в 1С:ЗУП держится на трёх китах:

• категории дохода;
• вычеты;
• правильность заполнения ведомости на выплату зарплаты и иных доходов.

В статье речь пойдёт о них и их влиянии на порядок исчисления и удержания НДФЛ в программе. А в конце статьи представлена таблица в виде шпаргалки по приведённым критериям.

Категория дохода​

Категория дохода — это показатель дохода физических лиц, который определяет возможность уточнения фактической даты получения дохода, первоначально определенной в документах начисления, по данным документов на выплату. От категории дохода также зависит срок уплаты НДФЛ. Из доходов, получаемых физическими лицами, в 1С:ЗУП можно выделить 3 основные группы категорий дохода:

• оплата труда;
• прочие доходы от трудовой деятельности;
• прочие доходы.

Помимо них, есть такие категории, как «Натуральный доход», «Дивиденды» и другие, по типу схожие с категорией «Прочие доходы».

Датой признания доходов в виде категории Оплата труда признается последняя дата месяца начисления такого дохода, а датой признания доходов не в виде оплаты труда (Прочие доходы и Прочие доходы от трудовой деятельности) признается его фактическая дата выплаты, независимо от того, в каком месяце доход был начислен.
К категории Оплата труда относится заработная плата за фактически отработанное время, время нахождения в командировке, а также ежемесячные премии, которые входят в систему оплаты труда. Срок уплаты НДФЛ — не позднее следующего дня после выплаты дохода.
К Прочим доходам от трудовойдеятельности относятся начисления отпуска, больничного листа, увольнения, начисления по договорам подряда. Срок уплаты НДФЛ — последний день месяца даты выплаты дохода.


К категории Прочие доходы относятся начисления из документа Начисление прочих доходов. Выбор вида доходов в данном документе доступен из справочника Виды прочих доходов физлиц, к которым относятся Аренда автотранспорта, Доходы по лицензионным договорам и т.д. Данный справочник в 1С:ЗУП настраиваемый и хранится в разделе Выплаты. Также Прочие доходы могут начисляться с помощью документа Разовое начисление. Срок уплаты НДФЛ — не позднее следующего дня после выплаты дохода.
К какой категории дохода относится начисление, можно посмотреть на вкладке Налоги, взносы, бухучет в настройках начисления.

Именно категория дохода определяет дальнейшие вариации исчисления и удержания НДФЛ.

Налоговые вычеты​

Налоговый вычет — это сумма, которая уменьшает размер дохода (налогооблагаемую базу), с которого уплачивается налог. Вычеты по НДФЛ в 1С:ЗУП вносятся 2 видами документов, в зависимости от вида вычета:

• стандартные вычеты оформляются документом Заявление на вычеты по НДФЛ, их прекращение документом Прекращение стандартных вычетов НДФЛ. Программа сама следит за нарастающим доходом сотрудника в течение года и прекращает применение вычетов в месяце, когда доход превысит предельную сумму — 350 000,00 руб.
• имущественные и социальные вычеты оформляются документом Уведомление НО о праве на вычеты.

Все виды вычетов 1С:ЗУП можно посмотреть в разделе Налоги и взносы — Виды вычетов НДФЛ.

Порядок применения стандартных вычетов в 1С:ЗУП достаточно прост: вычет предоставляется на первый доход сотрудника в текущем месяце независимо от категории дохода (исключением являются Дивиденды). При этом, если этот доход относится к категории Оплата труда — вычет предоставляется в месяце начисления и вопросов не возникает. Если категория дохода — Прочие доходы или Прочие доходы от трудовой деятельности, то порядок применения вычета зависит от того, какая предполагаемая дата выплаты будет указана в документе.

Рассмотрим на примере: у сотрудника 2 стандартных вычета на ребенка — код 126 (1400 руб.) и код 127 (1400 руб.). 25.02.2021 ему начислена материальная помощь в размере 9000 руб.
Вариант 1 — выплата материальной помощи планируется в межрасчетный период — 26.02.2021.
Применение вычетов происходит в следующем порядке: сначала применяется вычет по коду 503 в размере 4000 руб., затем стандартный вычет на детей за февраль в размере 2800 руб., таким образом, общая сумма вычетов составила 6800.
(9000 — 6800) * 13% = 286 руб. — сумма исчисленного НДФЛ.

Вариант 2 — выплата материальной помощи планируется вместе с зарплатой — 10.03.2021.
Применение вычетов происходит в следующем порядке: сначала применяется вычет по коду 503 в размере 4000 руб., затем стандартные вычеты на детей за февраль и март в размере 2800 руб. и 2200 руб. Таким образом, общая сумма вычетов составила 9000 руб. — в размере начисляемого дохода. За следующий месяц вычет начал применяться, потому что указана плановая датуа выплаты дохода — дата следующего месяца. Категория дохода у начисления Материальная помощь — Прочие доходы, поэтому датой исчисления налога будет являться дата выплаты дохода, в данном случае 10.03.2021, несмотря на то, что начисление было 25.02.2021.
При этом сначала будут браться вычеты в полном размере за тот месяц, который будет указан в планируемой дате выплаты.

Если в течение месяца будут вводиться начисления по другим межрасчетным выплатам, то применение вычета будет произведено по сумме остатка вычета за текущий месяц и месяц даты предполагаемой выплаты дохода.

Заполнение ведомости на выплату зарплаты​

Ведомости на выплату зарплаты — документы, которые отражают факт удержания НДФЛ, исключением являются документы начисления, в которых есть поле «Дата выплаты»: документ Дивиденды, документ Начислениепрочих доходов, документ Выплата бывшим сотрудникам и формирование ведомостей на данный вид дохода не требуется.

В ведомостях на выплату зарплаты отражается сумма к выплате вместе с документом-основанием, именно по нему программа понимает в каком размере был выплачен доход и какой НДФЛ ему соответствует. Если сумма по документу-основанию выплачена не вся — то НДФЛ к удержанию в ведомости будет пропорционально пересчитан.

Рассмотрим на примере: у сотрудника Аврукина М.И. в январе 2021 оплата по окладу составила 25 000 руб., вычет на двоих детей в размере 2800 руб. Планируется выплатить зарплату за январь 10.02.2021.
Сумма НДФЛ: (25000-2800)*0,13 = 2886 руб.
Зарплата к выплате: 25000 — 2886 = 22114 руб.
Однако, по каким-то причинам организация в день выплаты зарплаты смогла выплатить сотруднику только 20000 руб. НДФЛ с выплачиваемой суммы пересчитан по кнопке «Обновить налог», автоматически при изменении суммы к выплате он не пересчитывается.

При заполнении последующей ведомости на выплату зарплаты остатки невыплаченной зарплаты вместе с оставшейся суммой неудержанного НДФЛ будут учтены.

При заполнении ведомости есть важный нюанс: сумма к выплате может складываться из нескольких сумм. Менять сумму к выплате можно 2-мя способами:

• в табличной части ведомости графы «К выплате»;
• в табличной части расшифровки выплаты сотруднику.

Первоначальное заполнение документа выглядело таким образом:

Затем была необходимость изменить общую сумму выплаты на 26000 руб.
Используем 1 способ — изменение суммы в табличной части ведомости графы «К выплате», расшифровка поменяется таким образом: каждая сумма к выплате, относящаяся к конкретному документу-основанию, будет пропорционально уменьшена.

Теперь используем 2 способ — уменьшим сумму к выплате в табличной части расшифровки выплаты сотруднику, например, документа-основания — Больничный лист. Остальные суммы оставим неизменными.

Отличие двух способов исправления в том, что сумма удерживаемого НДФЛ напрямую зависит от суммы к выплате конкретного документа-основания.
И при заполнении последующей ведомости остатки невыплаченной зарплаты и сумма неудержанного НДФЛ также будут учтены.
При первом способе, когда меняли сумму в табличной части ведомости графы «К выплате», отчет будет выглядеть таким образом:

Чтобы увидеть, как отразится исправление сумм в ведомости на отчете 6-НДФЛ, сначала посмотрим отчет Анализ НДФЛ по датам получения доходов, предварительно добавив в структуру отчета регистратор.

Отрицательные суммы в отчёте — это суммы перенесенных первоначальных дат выплат Прочих доходов и Прочих доходов от трудовой деятельности. Так, сумма больничного листа изначально планировалась в выплате 23.02.21, но дата выплаты дохода была перенесена частично сначала на 10.03.21, а затем остаток на 10.04.21. Материальная помощь должна была быть выплачена 10.03.21, но её часть не была выплачена вовремя, поэтому она в отчете с отрицательным знаком.

1 раздел отчета 6-НДФЛ автоматически будет заполнен таким образом:

Из-за выплаты зарплаты за январь 2 частями, сумма налога к уплате разделилась на 2 даты. Зарплата и прочие доходы за февраль были выплачены не полностью, поэтому сумма НДФЛ к уплате указана частично, не так, как исчислена в документах начисления.
При втором способе, когда уменьшали сумму к выплате в табличной части расшифровки выплаты сотруднику документа-основания — Больничный лист, отчет будет выглядеть таким образом:

При таком варианте сторнирована только сумма больничного листа, т.к. по нему дата фактической выплаты оказалась перенесенной.
1 раздел отчета 6-НДФЛ автоматически будет заполнен при таком варианте иначе:

Так как сумма выплачиваемой зарплаты была отрегулирована начислением больничного, сумма НДФЛ к уплате 11.03.2021 указана полностью, как исчислена в документе начисления зарплаты, а сумма НДФЛ к уплате 31.03.2021 указана в частичном размере из-за неполной выплаты дохода.

Нарушено ли налоговое законодательство при таком отражении НДФЛ в отчетности и таких суммах и сроках уплаты НДФЛ? Однозначного ответа нет, ведь с одной стороны, законодатели сами усложнили систему в связи со сложной трактовкой некоторых категорий дохода, фактически программа отработала по букве закона. С другой стороны, ни один проверяющий налоговик не разберётся, что за дробление сумм в отчёте указал бухгалтер, ведь в начислениях указаны совершенно другие суммы исчисленного НДФЛ. Многие расчётчики начинают вручную перезаполнять 6-НДФЛ из-за того, что не могут свести суммы исчисленного и удержанного к уплате НДФЛ.

Как заполнять ведомости на выплату, если фактически была уплачена другая сумма зарплаты? Способ обхода есть — в расшифровке выплаты указать сумму корректировки без указания документа-основания:

Если к выплачиваемой сумме нет документа-основания, то такая выплата дохода не будет зафиксирована в отчетности 6-НДФЛ и сумма НДФЛ автоматически также не будет меняться.
При таком раскладе 1 раздел 6-НДФЛ будет заполнен автоматически суммами НДФЛ, исчисленными в документах начисления.

В последних версиях 1С:ЗУП 3 представлено множество отчетов по проверке исчисленного, удержанного и уплаченного НДФЛ, в которых можно детализировать данные по сотрудникам и по документам-регистраторам.

Часто на практике приходится с сталкиваться со следующими случаями, мешающими корректному заполнению 6-НДФЛ:

• документы начисления и выплаты зарплаты формируются непоследовательно, нарушен хронологический порядок;
• документы часто пересчитываются/перезаполняются задним числом и без отмены проведения поздних документов;
• зарплата выплачивается всегда полностью, но ведомости часто корректируются и поэтому приходится в 6-НДФЛ исправлять суммы НДФЛ. В данном случае нужно понять: почему суммы ведомости корректируются, если зарплата всегда выплачивается полностью?

Для продвинутых пользователей: есть 3 регистра накопления — Взаиморасчеты с сотрудниками, Бухгалтерские взаиморасчеты с сотрудниками и Зарплата к выплате, обороты по которым за весь период учёта в программе по каждому сотруднику должны совпадать между собой.

• остатки невыплаченной зарплаты и/или неудержанного НДФЛ с прошлых периодов. Нередки случаи, когда после перехода на 1С:ЗУП 3.1 обнаружилось, что перенеслись непонятные остатки зарплаты и неудержанного НДФЛ. А выяснилось это, когда пришло время сдавать первый отчет в расчетном периоде из обновленной программы. Поиск ошибок по перенесенным данным как правило достаточно трудоемкий, поэтому если поиск таких расхождений не приводит к положительным результатам — обратитесь за помощью к специалистам 1С, т.к. категория дохода — Доходы, перенесенные из предыдущих редакций и документ-регистратор Перенос данных могут запутать ещё больше. Универсального ответа на данный вопрос нет.

Подведем итоги​

6-НДФЛ в 1С:ЗУП в большинстве случаев заполняется корректно согласно законодательству. При любых отклонениях от ожидаемого результата необходимо помнить о порядке предоставления вычетов и категориях дохода, а также своевременно и корректно заполнять ведомости на выплату зарплаты.
Ниже в таблице представлены особенности основных категорий дохода в качестве шпаргалки.

	Категория дохода​
	Оплата труда	Прочие доходы от трудовой деятельности	Прочие доходы
Примеры начислений	Оплата по окладу, Оплата по часовому тарифу, Сдельный заработок, Командировка, Ежемесячная премия, Районный коэффициент	Отпуск основной, Больничный за счет работодателя, Компенсация отпуска (Отпуск основной), Разовая премия, Дополнительный учебный отпуск (оплачиваемый)	Материальная помощь, Материальная помощь при рождении ребенка, Аренда автотранспорта, Доходы по лицензионным договорам
Дата получения дохода	Последний день месяца начисления дохода	Фактическая дата выплаты дохода	Фактическая дата выплаты дохода
Срок уплаты НДФЛ с дохода	Не позднее следующего дня выплаты дохода	Последний день месяца выплаты дохода	Не позднее следующего дня выплаты дохода
Применение вычетов	Вычет за текущий месяц применяется в месяце начисления дохода вне зависимости от даты выплаты.	При начислении дохода следует учитывать плановую дату выплаты дохода. Будет применяться вычет за текущий период и месяц, который входит в плановую дату выплаты дохода, при условии, что это первый доход месяца.
Пример	Начислена зарплата за январь 31.01.2021 в размере 20000 руб., выплата — 10.02.2021. Категория дохода — оплата труда, Дата получения дохода 31.01.2021, сумма НДФЛ — 2600 руб. срок уплаты — 11.02.2021.	Начислены отпускные в размере 10100 руб. 22.02.2021, выплата — 24.02.2021. Категория дохода — Прочие доходы от трудовой деятельности, Дата получения дохода — 24.02.2021, Сумма НДФЛ — 1313 руб., срок уплаты — 01.03.2021 (последний день месяца — выходной).	Начислена материальная помощь 26.02.2021 в размере 5000 руб., выплата — 01.03.2021. Категория дохода — Прочие доходы, Дата получения дохода — 01.03.2021, Сумма НДФЛ — 130 руб. (вычет 4000 руб.), срок уплаты — 02.03.2021.

Для просмотра ссылки необходимо нажать Вход или Регистрация